En bref. Une période découpe le temps à planifier. Vous la préparez en brouillon, puis vous informez l'équipe : la saisie s'ouvre, les courriels partent. Réservé aux gestionnaires.
Créer une période
- Sur l'écran Périodes de planification, Créer une période.
- Vérifiez Premier jour, Dernier jour et Échéance des réponses, déjà proposés.
- Au besoin, un Libellé (facultatif) et des Jours fériés.
- Créer le brouillon.
Seuls les gestionnaires voient un brouillon : aucun courriel, aucun rappel.
Repérer où en est une période
La bande en tête de la période porte les étapes et le bouton du pas suivant.
| Étape | Ce qui s'y passe | Le pas suivant |
|---|---|---|
| Brouillon | vous préparez | Informer l'équipe |
| En collecte | les médecins répondent | Informer les nouveaux s'il en reste, sinon Générer l'horaire |
| En édition | vous ajustez l'horaire | Publier l'horaire |
| Publiée | l'horaire est celui de l'équipe | une correction, si besoin |
Modifier une période
Dans Paramètres, Modifier ouvre une fenêtre qui ne montre que ce que l'étape permet : les dates en brouillon seulement ; l'échéance et les jours fériés jusqu'à la génération ; le repos minimal jusqu'à la publication ; le plafond de report jusqu'à la publication, puis pendant une révision.
Vide, le repos ou le plafond est celui de l'équipe.
Bon à savoir : déplacer l'échéance reprogramme les rappels qui ne sont pas encore partis. Elle ne ferme rien : la saisie reste ouverte jusqu'à la génération.
Choisir les participant·es
Dans Paramètres, chaque médecin a sa bascule Participe / Exclu, avec votre mot de passe. Une nouvelle période reprend la participation de la précédente.
Exclure une personne en cours de période lui écrit, cache ce qu'elle a déclaré et la sort du suivi, du calcul et de l'équité. Réintégrée avant la génération, elle retrouve sa déclaration.
Informer l'équipe
- Informer l'équipe, dans la bande (en bas de l'écran sur téléphone).
- Relisez qui participe, puis confirmez.
La saisie s'ouvre : chaque participant·e reçoit un courriel, et les rappels se programment. Les dates se figent, sans retour. Une personne ajoutée ensuite ne reçoit rien tant que vous ne cliquez pas Informer les nouveaux. Pour la suite, voir Suivre les réponses.
Détruire une période
Détruire la période, en bas de Paramètres, avec votre mot de passe. Tout part sans retour. La fenêtre dit combien de participant·es informé·es recevront un courriel.
Ce qui est refusé
- Deux périodes qui se chevauchent.
- Un jour férié hors des dates.
- Informer sans participant·e : toutes les personnes sont exclues, ou aucun membre de statut médecin n'a encore accepté son invitation (Membres).
- Changer les dates une fois l'équipe informée : détruisez et recréez.
- Détruire une période publiée, ou pendant qu'une génération tourne.